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Zero TI, o seu escritório Office 2.0

Setup de um escritório Office 2.0, implementado sobre a infraestrutura tecnológica do Google APP Engine.  A simplicidade de uma ferramenta 100% colaborativa, com custos de manutenção muito baixos.

Google APP Engine

Arquitectura do Google App Engine

O Google App Engine, tem as seguintes vertentes e respectivas ferramentas

Ferramentas Comunicação:

 Gmail - aplicação de correio electrónico que permite aceder a um conjunto de funcionalidades muito vasto, que transcende o email:

  • google analytics
  • google adsense
  • álbuns web picasa
  • alertas
  • calendário
  • centro de negócios online
  • google docs
  • histórico de navegação web,
  • google maps
  • e uma infinidade de outras ferramentas  da google, em  permanente actualização
  • GTalk - ferramenta de  chat + voip.
  • Google Calendário - calendário  altamente sofisticado, com  diversas opções de partilha e publicação de eventos; notificação de eventos por sms ou email; utilizadores com  diferentes níveis de acesso;possibilidade de conciliar calendários pessoais com calendários públicos e motor de busca interno.

Ferramentas Colaborativas:

  • Google Docs: Processador de texto, que substitui ou complementa o Microsoft Word e ou o Open Office e a Folha de cálculo, para além de incorporar também uma ferramenta de Power Point. Permite a edição e partilha dos documentos online entre diversos utilizadores.
  •  Google Vídeo

 



Todas as ferramentas foram concebidas para  Internet, e por isso todas elas são excepcionais nas seguintes vertentes:

  • Partilha
  • Publicação
  • Facilidade de utilização
  • Acessibilidade via Browser
  • Agnósticas em termos de acesso, isto é, não dependem do sistema operativo local (Windows, Lixnux, Mac, etc).

Em termos de infraestrutura tecnológica,  é possível implementar um sistema colaborativo, sem ter que contratar serviços de TI,  o que se traduz num custo muito reduzido.

Quem têm a responsabilidade de gerir os sistemas de segurança, cópias de segurança, etc, é a equipa da Google. E acredite, que eles têm grande competência nesses campos!

Custo Benefício em Tecnologias de Informação

Claramente, é impossível termos o mesmo grau de funcionalidades colaborativas e fiabilidade, sem que isso implique um investimento na área de tecnologias de informação extremamente avultado.

A plataforma Google App Engine, está amplamente testada e implica apenas um investimento na configuração das funcionalidades de acordo com as suas necessidades, ou da sua empresa. Além disso, a plataforma Google App Engine está constantemente a ser actualizada e as novas funcionalidades são totalmente compatíveis com as existentes.

  • custo de software
  • sistemas de backup
  • sistema de segurança ( firewal)
  • sistemas de anti-vírus
  • sistema de combate ao SPAM
  • sistemas UPS
  • manutenção e actualização de servidores
  • custos de hardware


A plataforma Google APP se devidamente utilizada, tem um ROI muito superior, para iguais funcionalidades colaborativas.

 

Benefícios 

  • rapidez de implementação
  • plataforma 100% colaborativa  - 100% Internet
  • baixo custo ( hardware, software e suporte)
  • Fiável
  • Manutenção por não técnicos
  • Sem problema de compatibilidade de formatos

Introdução ao paradigma Office 2.0

Num mundo complexo e altamente interligado, são necessárias novas abordagens e ferramentas, que possam de forma nativa, suportar o novo paradigma.

Internet, vista com um Sistema Operativo - S.O.

Normalmente quando falamos em sistemas operativos, falamos de Windows, Linux e Mac.

Imaginemos a  Internet como um gigantesco sistema operativo, incomparavelmente mais poderosos que os SO convencionais.

E agora pensemos que a ferramenta por eleição para aceder a esse sistema operativo é o Browser.

O Sistema Operativo Internet,  é de facto o SO universal, cuja linguagem franca é o HTML, e não formatos proprietários.

Não importa a plataforma de onde acedemos via browser, estamos  de facto a falar de um novo paradigma que é já um facto aceite, muitas vezes sem termos a noção das consequências e vantagens que tal abordagem possibilita.

Este modelo é aplicável à minha Empresa ?

Pela nossa experiência, achamos que o modelo Office 2.0  é aplicável essencialmente aos processos, mais do que às empresas no seu todo.

Há processos cujas funcionalidades, requisitos e contextos empresariais, não são passíveis de ser adaptados a este modelo.

Na 360 Graus por exemplo, utilizamos um modelo misto.

Requisitos

  • Processos cujas especificações possam ser traduzidas por aplicações Web
  • Utilizadores motivados e compatíveis com o know-how 

Dicas úteis para uma correcta implementação de um Office 2.0

  • Escolher  inicialmente processos simples e perfeitamente compreendidos pelos intervenientes.
  • Implementar uma fase de testes, para avaliar o know-kow, competência e alinhamento das pessoas
  • Perceber à partida, que nem todos os processo são elegíveis para uma implementação Office 2.0
  • Evitar abordagens radicais. O importante independentemente da tecnologia, são as pessoas!
  • Antes de implementar um processo, reflectir de forma séria e honesta sobre as vantagens e desvantagens
  • Todos os intervenientes devem estar perfeitamente alinhados com o processo e com a abordagem

360Graus, um caso prático de sucesso.

Pelo nosso lado, podemos garantir  que a utilização de uma plataforma colaborativa, usando a infraestrutura do Google trouxe enormes vantagens.

O processo em que optamos por utilizar este paradigma, foi a orçamentação. Todos os orçamentos são feitos em Google Docs. Desta forma permite a partilha dos orçamentos, de uma forma natural e extremamente fácil, entre colaboradores e potenciais clientes.

Desta forma, com a intervenção directa do cliente, principalmente ao nível das especificações do projectos, conseguimos que o orçamento seja de facto um instrumento eficaz na estruturação de cada projecto.

Porque acreditamos que o orçamento é  um processo interactivo entre as duas partes, cliente e 360 Graus, nada melhor que utilizar o Google Docs, para uma  relação win-Win.




Em temos de funcionalidade, nós somos a prova de que normalmente só usamos 5% das funcionalidade de um pacote tão sofisticado como o Microsoft Office.

Gmail Corporativo

Porque o email é de facto uma das ferramentas críticas no funcionamento de qualquer empresa, a Google tem o chamado Gmail Corporativo, que permite utilizar a infraestrutura do Gmail  agregado ao domínio da sua empresa.

Por exemplo pode ter endereços de email do estilo geral@oseudomínio. 

Fiabilidade da plataforma

Para ter uma ideia, do que estamos a falar, apresentamos um gráfico do tempo de quebra de serviços, em minutos por mês, nas principais plataformas de email.


Basta tentarmos lembrar-nos, da última vez que o gmail, para todos aqueles que usam particularmente o gmail, esteve em baixo, e qual foi a última vez que o sistema da sua empresa esteve em baixo....

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