Setup de um escritório Office 2.0, implementado sobre a infraestrutura tecnológica do Google APP Engine. A simplicidade de uma ferramenta 100% colaborativa, com custos de manutenção muito baixos.
Arquitectura do Google App Engine
O Google App Engine, tem as seguintes vertentes e respectivas ferramentas
Ferramentas Comunicação:
Gmail - aplicação de correio electrónico que permite aceder a um conjunto de funcionalidades muito vasto, que transcende o email:
- google analytics
- google adsense
- álbuns web picasa
- alertas
- calendário
- centro de negócios online
- google docs
- histórico de navegação web,
- google maps
- e uma infinidade de outras ferramentas da google, em permanente actualização
- GTalk - ferramenta de chat + voip.
- Google Calendário - calendário altamente sofisticado, com diversas opções de partilha e publicação de eventos; notificação de eventos por sms ou email; utilizadores com diferentes níveis de acesso;possibilidade de conciliar calendários pessoais com calendários públicos e motor de busca interno.
Ferramentas Colaborativas:
- Google Docs: Processador de texto, que substitui ou complementa o Microsoft Word e ou o Open Office e a Folha de cálculo, para além de incorporar também uma ferramenta de Power Point. Permite a edição e partilha dos documentos online entre diversos utilizadores.
- Google Vídeo
Todas as ferramentas foram concebidas para Internet, e por isso todas elas são excepcionais nas seguintes vertentes:
- Partilha
- Publicação
- Facilidade de utilização
- Acessibilidade via Browser
- Agnósticas em termos de acesso, isto é, não dependem do sistema operativo local (Windows, Lixnux, Mac, etc).
Em termos de infraestrutura tecnológica, é possível implementar um sistema colaborativo, sem ter que contratar serviços de TI, o que se traduz num custo muito reduzido.
Quem têm a responsabilidade de gerir os sistemas de segurança, cópias de segurança, etc, é a equipa da Google. E acredite, que eles têm grande competência nesses campos!
Custo Benefício em Tecnologias de Informação
Claramente, é impossível termos o mesmo grau de funcionalidades colaborativas e fiabilidade, sem que isso implique um investimento na área de tecnologias de informação extremamente avultado.
A plataforma Google App Engine, está amplamente testada e implica apenas um investimento na configuração das funcionalidades de acordo com as suas necessidades, ou da sua empresa. Além disso, a plataforma Google App Engine está constantemente a ser actualizada e as novas funcionalidades são totalmente compatíveis com as existentes.
- custo de software
- sistemas de backup
- sistema de segurança ( firewal)
- sistemas de anti-vírus
- sistema de combate ao SPAM
- sistemas UPS
- manutenção e actualização de servidores
- custos de hardware
A plataforma Google APP se devidamente utilizada, tem um ROI muito superior, para iguais funcionalidades colaborativas.
Benefícios
- rapidez de implementação
- plataforma 100% colaborativa - 100% Internet
- baixo custo ( hardware, software e suporte)
- Fiável
- Manutenção por não técnicos
- Sem problema de compatibilidade de formatos
Introdução ao paradigma Office 2.0
Num mundo complexo e altamente interligado, são necessárias novas abordagens e ferramentas, que possam de forma nativa, suportar o novo paradigma.
Internet, vista com um Sistema Operativo - S.O.
Normalmente quando falamos em sistemas operativos, falamos de Windows, Linux e Mac.
Imaginemos a Internet como um gigantesco sistema operativo, incomparavelmente mais poderosos que os SO convencionais.
E agora pensemos que a ferramenta por eleição para aceder a esse sistema operativo é o Browser.
O Sistema Operativo Internet, é de facto o SO universal, cuja linguagem franca é o HTML, e não formatos proprietários.
Não importa a plataforma de onde acedemos via browser, estamos de facto a falar de um novo paradigma que é já um facto aceite, muitas vezes sem termos a noção das consequências e vantagens que tal abordagem possibilita.
Este modelo é aplicável à minha Empresa ?
Pela nossa experiência, achamos que o modelo Office 2.0 é aplicável essencialmente aos processos, mais do que às empresas no seu todo.
Há processos cujas funcionalidades, requisitos e contextos empresariais, não são passíveis de ser adaptados a este modelo.
Na 360 Graus por exemplo, utilizamos um modelo misto.
Requisitos
- Processos cujas especificações possam ser traduzidas por aplicações Web
- Utilizadores motivados e compatíveis com o know-how
Dicas úteis para uma correcta implementação de um Office 2.0
- Escolher inicialmente processos simples e perfeitamente compreendidos pelos intervenientes.
- Implementar uma fase de testes, para avaliar o know-kow, competência e alinhamento das pessoas
- Perceber à partida, que nem todos os processo são elegíveis para uma implementação Office 2.0
- Evitar abordagens radicais. O importante independentemente da tecnologia, são as pessoas!
- Antes de implementar um processo, reflectir de forma séria e honesta sobre as vantagens e desvantagens
- Todos os intervenientes devem estar perfeitamente alinhados com o processo e com a abordagem
360Graus, um caso prático de sucesso.
Pelo nosso lado, podemos garantir que a utilização de uma plataforma colaborativa, usando a infraestrutura do Google trouxe enormes vantagens.
O processo em que optamos por utilizar este paradigma, foi a orçamentação. Todos os orçamentos são feitos em Google Docs. Desta forma permite a partilha dos orçamentos, de uma forma natural e extremamente fácil, entre colaboradores e potenciais clientes.
Desta forma, com a intervenção directa do cliente, principalmente ao nível das especificações do projectos, conseguimos que o orçamento seja de facto um instrumento eficaz na estruturação de cada projecto.
Porque acreditamos que o orçamento é um processo interactivo entre as duas partes, cliente e 360 Graus, nada melhor que utilizar o Google Docs, para uma relação win-Win.
Em temos de funcionalidade, nós somos a prova de que normalmente só usamos 5% das funcionalidade de um pacote tão sofisticado como o Microsoft Office.
Gmail Corporativo
Porque o email é de facto uma das ferramentas críticas no funcionamento de qualquer empresa, a Google tem o chamado Gmail Corporativo, que permite utilizar a infraestrutura do Gmail agregado ao domínio da sua empresa.
Por exemplo pode ter endereços de email do estilo geral@oseudomínio.
Fiabilidade da plataforma
Para ter uma ideia, do que estamos a falar, apresentamos um gráfico do tempo de quebra de serviços, em minutos por mês, nas principais plataformas de email.
Basta tentarmos lembrar-nos, da última vez que o gmail, para todos aqueles que usam particularmente o gmail, esteve em baixo, e qual foi a última vez que o sistema da sua empresa esteve em baixo....
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